Vuoi organizzare un evento ma non hai a disposizione un budget sufficiente? Qualcuno ti ha detto che potresti coinvolgere degli sponsor ma non sai come fare? Non preoccuparti, mettiti comod# e in pochi step ti spiegheremo come trovare gli sponsor per il tuo evento.

“Come trovare gli sponsor per il tuo evento” è una domanda comune tra chi si approccia all’organizzazione di eventi, e con i giusti consigli e strategie, riuscirai a ottenere il supporto che ti serve.

Una sponsorizzazione di eventi aziendali si basa sempre su uno scambio equo e orientato al profitto. Per molti professionisti degli eventi, assicurarsi uno sponsor efficace significa ottenere un flusso di entrate extra. Per altri, invece, potrebbe significare una maggiore visibilità.

Da dove cominciare? Sicuramente, creare una proposta di sponsorizzazione perfetta è fondamentale, ma è solo il primo passo. Per attirare sponsor validi e soprattutto “paganti”, dovrai costruire una complessa strategia di comunicazione. Ti abbiamo incuriosit#? Benissimo, continua a leggere per scoprire come trovare gli sponsor per il tuo evento.

Crea la tua lista di potenziali sponsor

L’incubo di qualsiasi caccia di sponsorizzazione è l’invio di proposte generiche. La parola chiave è “Personalizzazione”. Per personalizzazione, non intendiamo solo soddisfare le esigenze degli sponsor, ma anche tenere presenti gli obiettivi del tuo evento.

Una volta identificati i vantaggi reciproci, prova a restringere l’elenco a un numero specifico di aziende. Idealmente, questo dovrebbe includere 10-15 contatti che potrebbero contribuire al tuo evento in modi diversi.

Crea un piano d’azione

1. Cerca di capire cosa stai effettivamente cercando. Il 70% degli organizzatori di eventi utilizza le sponsorizzazioni come fonte di entrate, ma è possibile andare oltre. Pensa alle possibili relazioni con i fornitori (il classico “scambio merci” per intenderci) in cui a fronte di un servizio fornito gratuitamente, tu garantirai visibilità (gratuita). Esempio: un desk per promuovere i servizi del fornitore oppure logo sul programma, ecc.
2. Scopri di più sui tuoi potenziali clienti. Prenditi del tempo per imparare il più possibile sulle organizzazioni e le aziende che intendi presentare. Sapendo chi sono i tuoi potenziali clienti “chiave” potrai capire le loro identità aziendali e comprendere in anticipo i loro obiettivi. Tutto ciò ti darà la possibilità di lanciare un’opportunità di sponsorizzazione che sicuramente li interesserà.
3. Individua le aziende di successo. Non concentrarti solo su organizzazioni che hanno un pubblico e obiettivi simili. Diversi contributi di sponsorizzazione ti offrono più capacità per realizzare gli obiettivi degli eventi e ampliare il tuo campo d’azione.

Crea una proposta di sponsorizzazione ben definita

Prima di contattare il tuo potenziale sponsor, è importante avere almeno una proposta di sponsorizzazione scritta che metta in evidenza:

• Le opportunità di marketing all’evento
• Le diverse modalità di sponsorizzazione disponibili
• Chi sono i tuoi destinatari dell’evento

Se sei nuovo sul mercato, rendi il tuo pacchetto di sponsorizzazione attraente ma anche “sicuro”. Gli investimenti di grandi dimensioni generano grandi aspettative e, se non rispetti le aspettative del tuo sponsor, potresti perdere un partner commerciale strategico.

Effettua il primo contatto

Il primo touchpoint è di fondamentale importanza. La comunicazione personalizzata con i potenziali clienti richiede molto tempo ed energia, quindi sicuramente non vorrai trovarti in una situazione in cui una e-mail sbagliata rovini tutto. Pensa ai tuoi potenziali sponsor come partner commerciali a lungo termine. Prova a fidelizzarli con un linguaggio raffinato, con proposte mirate e un processo di comunicazione ben organizzato che ti aiuteranno non solo a conquistare la giusta attenzione, ma anche a mantenerla.

Ecco alcuni suggerimenti:

Raccogli i contatti. Che si tratti di una società o di un’organizzazione pubblica, c’è sempre qualcuno che prende decisioni sulle sponsorizzazioni (di solito il marketing manager).

• Crea un piano di azione. Soprattutto se stai prendendo di mira più di 20 potenziali clienti, è una buona strategia avere un piano di azione completo. Tieni traccia delle tue comunicazioni con ciascuno di questi potenziali sponsor. Date, numero di proposte inviate, riunioni di follow-up, risposte e risultati: prova a registrare quanti più dati possibile. Non solo è un buon modo per organizzare le cose, ma ti aiuterà anche a migliorare la strategia per il futuro.
• Prova a contattare i tuoi potenziali clienti attraverso i social media (LinkedIn ad esempio) invitandoli a visitare la landing page dell’evento.

Follow-up con coloro che non hanno risposto

Ci rendiamo conto che, purtroppo, non è sempre semplice contattare coloro che sfacciatamente ti ignorano.

È importante rimanere coerenti e mantenere un contatto (anche solo virtuale) quando non si riceve immediatamente la risposta. Segui i social media per mantenere vivi i tuoi rapporti. E ricorda: la costanza e la personalizzazione sono chiavi essenziali su come trovare gli sponsor per il tuo evento.

E tu, quale strategia utilizzi per trovare gli sponsor per il tuo evento? Raccontacelo nei commenti, se ti va.

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