9 trucchi per organizzare un Evento Last minute

Chi organizza eventi, sa bene quanto sia complicata e difficile l’organizzazione di un evento pianificato già 6 mesi prima, figuriamoci uno progettato da lì a 1 mese o poco più. No Panic! Cercheremo di aiutarti svelandoti 9 trucchi per organizzare un Evento Last minute. 

Prima di tutto, però, è importante capire che, laddove possibile, bisognerebbe evitare di organizzare un evento con pochissimo anticipo. Perché? 

• E’ più difficile trovare la location desiderata dal cliente
• La maggior parte delle location saranno già prenotate
• I clienti finiranno per pagare di più alberghi, trasporti e viaggi
• L’organizzazione dell’ultimo minuto aumenta la probabilità di errori perché, nella fretta di pianificare, alcuni dettagli importanti potrebbero essere trascurati
• Da non sottovalutare la pressione costante che ti accompagnerà fino al giorno dopo l’evento.

Per ovviare al problema, non ti basterà “educare” il cliente spiegandogli che per la buona riuscita di un evento sono necessari almeno 6 mesi di pianificazione. Ci abbiamo già provato noi  con moltissimi clienti ma… niente. Da quell’orecchio proprio non ci sentono.  E allora, se vuoi salvaguardare la tua sanità mentale, ecco 9 trucchi per organizzare un Evento Last minute:

1. Contatta spesso i clienti abituali

Dei clienti abituali, di solito, conosci la pianificazione delle loro attività annuali; questo potrebbe darti la possibilità di anticipare le loro richieste.

2. Dì di “no”!

Lo sappiamo, può sembrare azzardato ma ricordati che è molto meglio rifiutare un lavoro che farlo male. E quando si tratta di eventi dell’ultimo minuto, non si ha mai la certezza del risultato finale. 

3. Gestisci le aspettative e metti dei paletti

Se decidi di organizzare l’evento nonostante l’esiguo preavviso, metti subito in chiaro cosa puoi e non puoi fare così da non creare false aspettative.

4. Identifica cosa è realistico

Quando sei un freelance è più facile gestire le proposte che non ti piacciono, basta dire di no.  Per gli event planner che lavorano all’interno di un’azienda, invece, è decisamente molto meno semplice. Loro non possono rifiutarsi di lavorare per un evento… Come fare allora? Non disperare! Identifica ciò che è realmente realistico e parlane col cliente. Cerca di farlo ragionare e fai del tuo meglio per raggiungere un accordo pratico e che soddisfi tutti.

5. Compila le checklist

Non puoi rifiutarti? Allora rimboccati le maniche e tieniti pront# a lavorare di sera fino a tardi e anche nei fine settimana. Pianifica tutto alla perfezione e crea tutte le checklist che ti permetteranno di non perderti neanche un dettaglio dell’organizzazione.

6. Chiedi un supporto

Da sola non riesci a gestire il peso della pianificazione? Chiedi al cliente un aiuto extra e mettilo a budget.

7. Inserisci la giusta commissione

Organizzare un evento dell’ultimo minuto richiede molto tempo e risorse adeguate quindi nel preventivo inserisci una commissione più alta del solito. Normalmente hai una percentuale del 10%? Bene, in questo caso aumenta puoi richiedere almeno il 15%. In questo modo, forse, il cliente imparerà a schedulare le varie attività in anticipo.

8. Assicurati di ricevere il pagamento in anticipo

Anche questo è un tema molto delicato. È meglio farsi pagare prima o dopo l’evento? In questo caso, decisamente prima. Proprio perché, come spiegato all’inizio dell’articolo, organizzare eventi last minute significa, il più delle volte, pagare i servizi scelti con circa il 15% in più rispetto a quanto pagheresti organizzando con un certo anticipo. Se proprio non riesci a farti pagare in anticipo, chiedi almeno il 50% di acconto per poter coprire le spese iniziali.

9. Prenditi del tempo per rigenerarti

Questo genere di eventi, di solito oltre a stressarti, ti toglie ogni energia. Se puoi, prenditi qualche giorno di vacanza per ricaricarti e rientrare al lavoro più caric# di prima.

E tu, hai mai organizzato un evento last minute? Raccontacelo nei commenti