Come organizzare una tavola rotonda

13 Settembre, 2024 Eleonora Planeta

Devi organizzare una tavola rotonda e non sai da dove cominciare? Continua a leggere l’articolo e sarai in grado di pianificare ogni piccolo dettaglio senza problemi e soprattutto senza panico.

Andiamo per ordine: sapevi che l’origine del nome “tavola rotonda”, risale ai tempi di re Artù e dei suoi cavalieri che sedevano attorno allo stesso tavolo (rotondo) in segno di uguaglianza, senza che nessuno primeggiasse? Ebbene, considera che il principio di fondo delle tavole rotonde di oggi è il medesimo.

Cos’è una tavola rotonda?

E’ un incontro tra esperti del settore su un determinato argomento (o patologia nel caso di eventi in ambito healthcare) il cui obiettivo è quello del confronto tra diversi punti di vista. Per questo motivo, dovrai prevedere anche la figura del moderatore che stimoli il dibattito e coordini le varie relazioni e i tempi degli interventi. La tavola rotonda è uno dei format utilizzati nel caso di piccoli eventi medici formativi.

Qual è lo scopo di una tavola rotonda?

L’obiettivo è condividere consigli di esperti o tendenze del settore rilevanti. Le tavole rotonde sono utili anche per confrontarsi su punti di vista diversi. I partecipanti e gli speakers traggono allo stesso modo nuove prospettive e informazioni da ogni discussione. Ti ho incuriosit*? Allora mettiti comod* e scopri come organizzare una tavola rotonda.

1. Definisci il genere

Esistono tre tipi principali di tavole rotonde: di persona, virtuale e CEO.

Le tavole rotonde in presenza sono interessanti per gli ospiti che desiderano entrare in contatto con i relatori ma il pubblico è limitato ai locali, a meno che tu non abbia un budget importante che possa prevedere il trasferimento dei partecipanti (ed eventuale pernotto).
Le tavole rotonde virtuali sono normalmente organizzate in streaming ma richiedono una maggiore preparazione per evitare problemi tecnici legati alla connessione.
Le discussioni della tavola rotonda del CEO, che in genere si svolgono mensilmente e presuppongono una serie di argomenti a rotazione ospitano relatori che gestiscono e / o possiedono aziende importanti. Questo genere di tavola rotonda potrebbe comportare costi importanti per i relatori più costosi.

2. Individua il budget

Il budget dipenderà dalla tipologia di tavola rotonda che si vorrà organizzare e quindi bisognerà tenere conto:

della tipologia (in presenza o virtuale)
della location individuata
della disponibilità e fee (compenso) dei moderatori
della disponibilità e fee dei partecipanti (in alcuni casi è prevista)
dei costi trasferimento ed eventuale pernotto
dell’allestimento sala
del pranzo a buffet o servito

3. Trova un moderatore

Cerca moderatori che siano carismatici, abbiano una grande conoscenza degli argomenti scelti e siano riconoscibili nel settore di riferimento, i cosiddetti Opinion Leader. Tieni presente che, nel settore medico, essere riconoscibili non significa necessariamente essere famosi sui social media ma essere conosciuti nell’ambito di competenza. Scegli un moderatore che abbia lavorato con brand simili al tuo o che abbiano partecipato ad importanti TED Talk o che abbiano scritto dei libri inerenti al settore della tavola rotonda. Prima di confermare il tuo moderatore, assicurati che sia interessato a condividere e concordare gli argomenti della giornata.

4. Crea un’agenda

Inizia con un’introduzione di 2-5 minuti che accoglie il pubblico e che spieghi a grandi linee il motivo della tavola rotonda. Invita anche il moderatore a presentarsi raccontando in pochissime battute le sue credenziali e l’obiettivo dell’incontro. Quindi, presenta l’argomento dell’evento e fornisci fatti, statistiche o aneddoti interessanti che illustri perché è importante la tavola rotonda. Scrivi questa sezione tenendo presente le aspettative del pubblico.

Ad esempio, se i relatori della tavola rotonda sono un gruppo di esperti di marketing senior ma il pubblico è composto da studenti universitari del primo anno, rivedi rapidamente le basi dell’argomento per evitare di annoiare i partecipanti. Chiedi al moderatori di creare dei bullet point relativi alle varie discussioni che saranno trattate durante l’incontro in modo da attirare l’attenzione del pubblico. Non dimenticare di lasciare spazio alle domande e alle discussioni.

Infine, concludi ringraziando i partecipanti in un breve riepilogo di 1-2 minuti.

Consigli extra per una tavola rotonda di successo

Non superare le due ore di durata. L’attenzione del pubblico cala dopo un certo tempo.
Prevedi una pausa caffè o un light lunch. È un’ottima occasione per fare networking.
Ringrazia i relatori e il pubblico. Un piccolo gesto di cortesia che fa sempre piacere.
Raccogli feedback. Chiedi ai partecipanti cosa ne pensano dell’evento e come potresti migliorarlo in futuro.

Organizzare una tavola rotonda richiede impegno e dedizione, ma i risultati possono essere sorprendenti. Seguendo questi consigli, sarai in grado di creare un evento memorabile che lascerà il segno nel tuo pubblico.

E ricorda, la chiave del successo è la passione! Se credi nel tuo progetto e lo organizzi con entusiasmo, il pubblico lo percepirà e sarà ancora più coinvolto.

Adesso hai proprio tutti gli elementi per organizzare una tavola rotonda senza tralasciare nessun dettaglio!

Spero che il mio articolo ti sia stato utile Se lo hai trovato interessante o desideri approfondire alcuni punti, lascia un commento!

E ora all’opera, c’è una tavola rotonda che attende di essere organizzata!